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Archives communales

Le cadre législatif et réglementaire

Une obligation de conservation

Les archives d’une commune sont constituées des documents papiers, mais aussi des plans, des photographies ou des données informatiques, créés ou reçus par la commune. Ces archives font partie du domaine public et sont imprescriptibles (code du patrimoine, L 212-1). De plus, leur conservation permet à la collectivité de justifier ses droits ou ceux des administrés, mais aussi de sauvegarder la mémoire de la commune.

Les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires des communes (CGCT L2321-2).

Une obligation de bonne gestion

Le maire est responsable au civil et au pénal de la bonne conservation de ces documents (code pénal, art 432-15) :

Le fait, par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, un comptable public, un dépositaire public ou l'un de ses subordonnés, de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou effets, pièces ou titres en tenant lieu, ou tout autre objet qui lui a été remis en raison de ses fonctions ou de sa mission, est puni de dix ans d'emprisonnement et d'une amende de 1 000 000 €, dont le montant peut être porté au double du produit de l'infraction.

La tentative du délit prévu à l'alinéa qui précède est punie des mêmes peines.

Des sanctions pénales allant jusqu’à 3 ans de prison et 45000 € d’amende peuvent être prises à l’encontre d’une personne détentrice d’archives publiques coupable de détournement, soustraction ou destruction de tout ou partie des archives placées sous sa responsabilité (code du patrimoine, art. L. 214-3).

 

Á chaque nouveau mandat, même si le maire est réélu, il est nécessaire de rédiger le récolement des archives communales (loi du 29 avril 1924, IX-62). Ce document, qui recense les dossiers et registres conservés, joue le rôle d’un procès-verbal de prise en charge des archives. Il doit être transmis aux archives départementales pour contrôle.

Les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires des communes (CGCT L2321-2).

Si la commune souhaite éliminer certains de ces documents, elle doit au préalable demander l’autorisation au directeur des archives départementales, par le biais d’un visa d’élimination (CGCT, R1421-3).

Une obligation de dépôt aux archives départementales

Depuis la loi du 21 décembre 1970, modifiée par la loi du 7 juillet 2016 les communes de moins de 2000 habitants sont tenues de déposer aux archives départementales leurs registres d’état-civil de plus de 120 ans, le cadastre ayant cessé d’être en service depuis plus de 30 ans et leurs archives de plus de 50 ans. Les archives restent propriété de la commune, mais sont conservées aux archives départementales.

En cas de mise en péril des archives et de refus de la municipalité de procéder au dépôt, le préfet peut prescrire le dépôt d’office (code du patrimoine, L 212-11 et suivants).

Une obligation de communication

Les lois sur les archives et celles sur l’accès aux documents administratifs définissent les délais de communicabilité des archives. Cela peut être immédiatement ou au bout de quelques années. Toute personne doit pouvoir consulter les documents rendus communicables.

Les archives doivent être consultées à la mairie. Elles ne peuvent être emportées à l’extérieur, par qui que ce soit, quelque soit sa notoriété ou sa fonction.

Enfin, pour protéger les documents du vol ou des dégradations, vous devez surveiller la consultation en ne laissant pas les lecteurs dans une pièce isolée.

Le contrôle des archives départementales

Le directeur des archives départementales de la Manche exerce, pour l’État, un contrôle de la bonne conservation des archives communales (CGCT, R1421-1 et R1421-2).

Ce contrôle s’exerce au travers des visas d’élimination ou de la lecture des récolements de prise en charge des archives par exemple. Les archives départementales effectuent des visites dans les communes, afin de vérifier la bonne conservation des archives dans la mairie.

Si la commune souhaite éliminer certains de ces documents, elle doit au préalable demander l’autorisation au directeur des archives départementales, par le biais d’un visa d’élimination (CGCT, R1421-3).

Le récolement des archives communales

Le récolement des archives communales, de quoi s'agit-il?

A chaque élection d'un maire (qu'il s'agisse d'un premier mandat ou d'un renouvellement), il convient d'établir un récolement des archives communales. c'est-à-dire une liste récapitulative sommaire des documents conservés dans les archives communales.

Le procès-verbal, à laquelle est annexée cette liste récapitulative, signé par le maire entrant en fonction et le maire sortant de fonctions, formalise le transfert de responsabilité juridique, le maire étant pénalement et civilement responsable des archives.

Á chaque nouveau mandat, même si le maire est réélu, il est nécessaire de rédiger le récolement des archives communales (loi du 29 avril 1924, IX-62). Ce document, qui recense les dossiers et registres conservés, joue le rôle d’un procès-verbal de prise en charge des archives. Il doit être transmis aux archives départementales pour contrôle.

Le récolement indique à la fois les locaux de conservation des archives, ainsi que leur contenu.

Un modèle de récolement est annexé au présent article. En revanche, l'inventaire établi par lors d'une opéraiton de classement par un archiviste ne vaut pas bordereau de récolement.

L'établissement du récolement, par comparaison avec le précédent, peut permettre de déceler des documents manquants (ou des documents retrouvés !). C'est un document engageant pour les maires entrant et sortant; il convient de le remplir avec toute la précision requise.

Vous trouverez ci joint les différents modèles à utiliser

1-PV_récolement_mairie_modele POUR LES COMMUNES: à utiliser par les communes n'ayant pas fusionné. Contient le PV et le récolement
 
2-récolement_communes_nouvelles A UTILISER PAR LES COMMUNES NOUVELLES: à utiliser par les communes nouvelles pour le récolement des archives produites depuis la création de la commune nouvelle
 
3-PV_recolement_communes_nouvelles : à utiliser pour le procès verbal de récolement des communes nouvelles

 

1-PV_récolement_mairie_modele POUR LES COMMUNES  (57 ko)

2-PV_recolement_communes_nouvelles (36 ko)

3-Récolement_communes_nouvelles A UTILISER PAR LES COMMUNES NOUVELLES (98 ko)

Quelques délais de conservation usuels

État civil

 

Durée de conservation

Registres d’état civil et tables décennales.

Á conserver

Demandes d’extraits d’actes.

1 an

Dossiers d’actes de naissances, de mariages ou de décès conservés en mairie.

50 ans

Avis de mention à porter sur les registres (avis, jugements de divorce), récépissés.

10 ans

Administration générale de la commune

 

Durée de conservation

Registres de délibérations et d’arrêtés.

Á conserver

Extraits de délibérations (souvent doubles pour le contrôle de légalité).

10 ans

Dossiers des séances de l’assemblée ou du conseil.

Á conserver

Sauf : détruire les pouvoirs au bout d’1 an

Courrier réservé du maire.

Á conserver

Chrono de courriers des services administratifs.

5 ans

Contrats et polices d’assurances.

5 ans

Garder les dossiers de sinistres importants (évènements ou sinistres corporels graves)

Comptabilité

 

Durée de conservation

Budgets, comptes administratifs, comptes de gestion.

Á conserver

Préparation des budgets et des comptes administratifs.

2 ans

Livres comptables : journal, grand-livre.

Á conserver

Factures, mandats et bordereaux de paiement ou de recettes.

10 ans

Dossiers des subventions perçues ou versées.

10 ans

Fonds de compensation de la TVA (FCTVA).

10 ans

Marchés publics

 

Durée de conservation

Marché de travaux importants ou de maîtrise d’œuvre

Á conserver

Marché de travaux récurrents (entretien, maintenance, contrôle technique, etc)

10 ans

Marché de fournitures et de services

10 ans

Dossier de consultation et publicité du marché, liste des candidats

10 ans

Dossier des candidats non retenus

5 ans

Suivi financier du marché

10 ans

Bâtiments  et biens communaux

 

Durée de conservation

Titres d’acquisition et de cession des biens.

Á conserver

Construction, rénovation lourde de bâtiments : dossiers de travaux et de marchés (investissement).

Á conserver

Réfection des locaux : dossier de petits travaux (fonctionnement).

10 ans

Baux de location des logements communaux.

5 ans après sortie du locataire

Contrat de location de la salle communale.

10 ans

Aménagement et voirie

 

Durée de conservation

Plans, dossiers de travaux et de marchés sur la voirie et les réseaux, alignements des voies (investissement).

Á conserver

Réfection de la voirie : dossier de petits travaux (fonctionnement).

10 ans

Permissions de voirie, occupation temporaire de la voirie, déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT).

5 ans

Dossiers d’aménagement (POS, PLU, carte communale, ZAC, etc), enquêtes publiques, création de lotissements.

Á conserver

Urbanisme et environnement

 

Durée de conservation

Dossier de permis d’urbanisme.

Á conserver

Dossier de déclaration d’urbanisme.

5 ans

Dossier de permis refusé

5 ans

Certificats d’urbanisme

5 ans

Dossiers d’enquêtes publiques et d’installations classées sur la commune.

Á conserver

Dossiers d’enquêtes publiques et d’installations classées hors commune.

2 ans

Autorisations de pose des panneaux publicitaires.

5 ans

Demandes de permis de chasser (avant 2000).

5 ans mais conserver les registres ou cahiers

 

Elections

 

Durée de conservation

Organisation des opérations de vote : procès-verbal, dépouillements, etc.

Á conserver sauf les circulaires, bulletins de vote non utilisés, volets de procuration

Listes d’émargement.

Á conserver pour les élections présidentielles, les référendums

Listes électorales générales.

Á conserver

Révision des listes électorales, avis d’inscription, avis de l’INSEE.

3 ans après la nouvelle liste générale

Personnel

 

Durée de conservation

Demandes d’emploi.

2 ans

Plannings, congés.

2 ans

Arrêts maladie de courte durée.

5 ans

Dossiers de personnel.

Á conserver

État récapitulatif de paie : registres, états annuels des salaires.

Á conserver

États mensuels et trimestriels des cotisations sociales.

10 ans

Éléments pour établir la paie (états d’heures, heures supplémentaires, frais de déplacements, indemnités).

10 ans

Aide sociale et prestations aux familles

 

Durée de conservation

Organisation et délibérations du CCAS ou CIAS.

Á conserver

Listes des bénéficiaires des aides sociales.

Á conserver

Demandes d’aide sociale obligatoire (pour le conseil départemental) : copie des dossiers.

2 ans

Attributions de secours financiers ou en nature par le CCAS ou CIAS.

10 ans

Facturations des crèches, garderies scolaires, de la cantine, des aides aux personnes âgées.

10 ans

 

 

Gérer les archives communales ou intercommunales au quotidien

Comment procède-t-on aux éliminations ?

Les éliminations sont à la charge de la collectivité. L’autorisation est effective à la réception du bordereau d’élimination visé par le directeur des archives départementales.
Les documents éliminables doivent obligatoirement être brûlés ou déchiquetés afin que les informations ne soient pas récupérables. L’opération peut être faite sur place ou par une entreprise spécialisée. Voici une liste (non exhaustive) des entreprises à contacter :
- ENCORE (environnement cotentin recyclage) La Rondehaye (tél : 06.02.16.91.52)
http://www.encore-manche.fr/desarchivage
- SIREC Périers (tél : 02.33.76.63.70)
- ESAT ACPT-Tourlaville et Beaumont-Hague (tél : 02.33.88.98.58)
http://www.actpcherbourg.com/pages/jeanmarais.html

Peut-on m’aider dans mon archivage ?

Le classement des archives demande du temps et réclame une bonne connaissance des dossiers. Le recours à une personne non expérimentée n’est pas recommandé. L’effet recherché peut même s’avérer, dans certains cas, contre-productif.
Si le volume d’archives à classer est important, le recours à une mission d’archivage peut apporter une aide efficace. Outre le travail de classement, la prestation comprend le traitement des éliminations ainsi que la réalisation d’un inventaire des dossiers. Le centre de gestion de la fonction publique de la Manche possède un service d’aide à l’archivage pour les collectivités locales.
L’archiviste itinérant peut se déplacer afin d’effectuer un devis au préalable. Il existe également des sociétés d’archivage effectuant ces missions.
Ces prestations se font sous le contrôle des archives départementales qui peuvent réaliser des visites durant ces interventions.

Comment se déroule le dépôt des archives historiques ?

Le dépôt est entièrement gratuit pour les collectivités. La prise en charge, sur place, se fait sur rendez-vous.
Les archives sont triées puis conditionnées avant de rejoindre le dépôt des archives départementales où elles seront dépoussiérées.
La conservation et la communication est assurée par le conseil départemental.