Que sont les archives ? et l'archivage ?
Selon la définition donnée par le Code du patrimoine (article L211-1), les archives sont :
l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.
Mais, concrètement, cela signifie quoi ?
- Quelle que soit leur date. « Les archives, ce sont de vieux papiers ! » Oui ! Mais pas uniquement ! Tout document, à partir du moment où il est émis ou reçu dans le cadre des missions de votre service est un document d'archives. Et ce, dès sa création et peu importe le sort final qui lui sera attribué : destruction ou conservation par les Archives départementales de la Manche.
- Quel que soit leur lieu de conservation. « Les archives, ça se trouve aux Archives départementales ! » Les archives d’un service sont d’abord conservées dans les bureaux des agents. Ensuite, elles peuvent être entreposées dans des locaux d'archives adaptés, voire chez un tiers-archiveur agréé par les Archives de France. Bien entendu, vous retrouverez celles ayant une valeur historique ou juridique au sein des Archives départementales de la Manche.
- Quelle que soit leur forme. « C’est forcément un document écrit ! » Un document d'archives peut effectivement avoir un format écrit (texte manuscrit, dactylographié ou imprimé, plan, dessin…), mais aussi un format oral (enregistrement radio ou témoignage oral…) ; un format visuel (enregistrement de vidéos, photographies…) ou un format en trois dimensions (maquette, objet particulier).
- Quel que soit leur support. « Évidemment c’est sur support papier ! » La notion d’archives ne se limite pas seulement au support traditionnel que constitue le papier. On produit des archives quand on crée un document informatique, on alimente une base de données, on rédige un courriel, on enregistre un témoignage ou un documentaire, on dessine un plan, on crée une affiche, on prend une photographie... La notion d’archives recouvre donc toutes sortes de supports : papier, les supports informatiques tels que système d’information, disque dur externe, clé USB, DVD-R, CD-R…, les photographies, les microfiches, les supports audio et vidéo (cassettes audio et vidéo…) ou bandes magnétiques.
- Produit ou reçu par tout service ou organisme public. Les services de l’État, les collectivités territoriales, mais aussi les opérateurs publics, les établissements publics, les organismes exerçant une mission de service public, tous produisent des archives publiques.
Les principes fondamentaux
La gestion des archives implique deux principes fondamentaux :
- Le principe du respect des fonds qui suggère l'intégralité matérielle et intellectuelle de chaque fonds d'archives. Il combine le respect de la provenance d'un fonds avec le classement cohérent des documents qui le composent (sous-fonds, dossiers – ayant euxmêmes une cohérence interne -). « Heu… ça veut dire quoi tout ce jargon ! »
À ne pas faire
- Professions de foi
- élections régionales
- Instructions élections départementales
- Listes d’émargement présidentielles
- Procès-verbaux toutes élections
- Professions de foi départementales
- Instructions élections régionales
- Listes d’émargement
- Procès-verbaux élections départementales
- Élections sénatoriales
- Cantonales…
À faire
- Élections régionales
- Professions de foi
- Instructions opération de vote
- Listes d’émargement
- Procès-verbaux Élections départementales
- Professions de foi
- Instructions opération de vote
- Listes d’émargement
- Procès-verbaux…
- Le principe des trois âges des archives
Les documents d'archives ont un cycle de vie qui se décompose en 3 phases successives :
Les archives dites « courantes »
Ce sont vos dossiers en cours, ceux que vous alimentez régulièrement et qui sont utiles pour le bon exercice de vos missions quotidiennes. Ils sont conservés dans vos bureaux à portée de main. À l'issue de ce premier âge, vous pouvez effectuer – pour chaque dossier – un premier tri simple : retirer les trombones, les élastiques, les doublons, les brouillons et autres notes n'ayant plus d'utilité ni d'intérêt dans la compréhension générale du dossier, la documentation. Ces dossiers sont ensuite déplacés vers un espace d'archivage dédié.
Les archives dites « intermédiaires »
Ce sont les dossiers clos que vous avez déplacés vers un espace d'archivage. Ils sont conservés dans le cadre de la poursuite de vos activités soit parce qu’ils revêtent d’un intérêt administratif, soit qu’ils sont dotés d'une valeur juridique. Ils sont couverts par une durée d'utilité administrative (DUA).
À l'issue de ce second âge, il vous faut effectuer un tri des dossiers à l'aide des tableaux de gestion s’ils existent ou à l'aide des instructions spécifiques des archives de France. Les dossiers qui ne sont plus couverts par la DUA et dont le sort final est la destruction peuvent être éliminés après obtention impérative du visa du directeur des Archives départementales au titre du contrôle scientifique et technique de l’État.
Les archives « définitives » ou historiques
Les archives historiques, et par conséquent définitives, sont les archives que l'on conserve indéfiniment en vertu de leur valeur principalement patrimoniale. Elles contribuent à l'histoire du service et à l'histoire locale. Toutes doivent faire l’objet d’un versement, à terme, aux Archives départementales via l’établissement d’un bordereau de versement.
Une fois la durée d’utilité administrative échue : Vos documents présentent un intérêt historique ou juridique : ils doivent être versés aux Archives départementales. Vos documents ne présentent ni intérêt administratif ni intérêt historique : ils peuvent être proposés pour élimination.