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Archives des administrations de l'Etat et du Département

Que sont les archives ? et l'archivage ?

Définition

Selon la définition donnée par le Code du patrimoine (article L211-1), les archives sont :

« l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

Mais, concrètement, cela signifie quoi ?

Quelle que soit leur date

« Les archives, ce sont de vieux papiers ! » Oui ! Mais pas uniquement ! Tout document, à partir du moment où il est émis ou reçu dans le cadre des missions de votre service est un document d'archives. Et ce, dès sa création et peu importe le sort final qui lui sera attribué : destruction ou conservation par les Archives départementales de la Manche.

Quel que soit leur lieu de conservation

« Les archives, ça se trouve aux Archives départementales ! » Les archives d’un service sont d’abord conservées dans les bureaux des agents. Ensuite, elles peuvent être entreposées dans des locaux d'archives adaptés, voire chez un tiers-archiveur agréé par les Archives de France. Bien entendu, vous retrouverez celles ayant une valeur historique ou juridique au sein des Archives départementales de la Manche.

 

Quelle que soit leur forme

« C’est forcément un document écrit ! » Un document d'archives peut effectivement avoir un format écrit (texte manuscrit, dactylographié ou imprimé, plan, dessin…), mais aussi un format oral (enregistrement radio ou témoignage oral…) ; un format visuel (enregistrement de vidéos, photographies…) ou un format en trois dimensions (maquette, objet particulier).

Quel que soit leur support

« Évidemment c’est sur support papier ! » La notion d’archives ne se limite pas seulement au support traditionnel que constitue le papier. On produit des archives quand on crée un document informatique, on alimente une base de données, on rédige un courriel, on enregistre un témoignage ou un documentaire, on dessine un plan, on crée une affiche, on prend une photographie... La notion d’archives recouvre donc toutes sortes de supports : papier, les supports informatiques tels que système d’information, disque dur externe, clé USB, DVD-R, CD-R…, les photographies, les microfiches, les supports audio et vidéo (cassettes audio et vidéo…) ou bandes magnétiques.

Produit ou reçu par tout service ou organisme public

Les services de l’État, les collectivités territoriales, mais aussi les opérateurs publics, les établissements publics, les organismes exerçant une mission de service public, tous produisent des archives publiques.


Les principes fondamentaux

La gestion des archives implique deux principes fondamentaux :

  • Le principe du respect des fonds qui suggère l'intégralité matérielle et intellectuelle de chaque fonds d'archives. Il combine le respect de la provenance d'un fonds avec le classement cohérent des documents qui le composent (sous-fonds, dossiers – ayant euxmêmes une cohérence interne -). « Heu… ça veut dire quoi tout ce jargon ! »

À ne pas faire

Professions de foi

élections régionales

Instructions élections départementales

Listes d’émargement présidentielles

Procès-verbaux toutes élections

Professions de foi départementales

Instructions élections régionales

Listes d’émargement

Procès-verbaux élections départementales

Élections sénatoriales

Cantonales…

À faire

Élections régionales

Professions de foi

Instructions opération de vote

Listes d’émargement

Procès-verbaux Élections départementales

Professions de foi

Instructions opération de vote

Listes d’émargement

Procès-verbaux…  

  • Le principe des trois âges des archives

Les documents d'archives ont un cycle de vie qui se décompose en 3 phases successives :

Les archives dites « courantes »

Ce sont vos dossiers en cours, ceux que vous alimentez régulièrement et qui sont utiles pour le bon exercice de vos missions quotidiennes. Ils sont conservés dans vos bureaux à portée de main. À l'issue de ce premier âge, vous pouvez effectuer – pour chaque dossier – un premier tri simple : retirer les trombones, les élastiques, les doublons, les brouillons et autres notes n'ayant plus d'utilité ni d'intérêt dans la compréhension générale du dossier, la documentation. Ces dossiers sont ensuite déplacés vers un espace d'archivage dédié.

Les archives dites « intermédiaires »

Ce sont les dossiers clos que vous avez déplacés vers un espace d'archivage. Ils sont conservés dans le cadre de la poursuite de vos activités soit parce qu’ils revêtent d’un intérêt administratif, soit qu’ils sont dotés d'une valeur juridique. Ils sont couverts par une durée d'utilité administrative (DUA).

À l'issue de ce second âge, il vous faut effectuer un tri des dossiers à l'aide des tableaux de gestion s’ils existent ou à l'aide des instructions spécifiques des archives de France. Les dossiers qui ne sont plus couverts par la DUA et dont le sort final est la destruction peuvent être éliminés après obtention impérative du visa du directeur des Archives départementales au titre du contrôle scientifique et technique de l’État.

Les archives « définitives » ou historiques

Les archives historiques, et par conséquent définitives, sont les archives que l'on conserve indéfiniment en vertu de leur valeur principalement patrimoniale. Elles contribuent à l'histoire du service et à l'histoire locale. Toutes doivent faire l’objet d’un versement, à terme, aux Archives départementales via l’établissement d’un bordereau de versement.

Une fois la durée d’utilité administrative échue : Vos documents présentent un intérêt historique ou juridique : ils doivent être versés aux Archives départementales. Vos documents ne présentent ni intérêt administratif ni intérêt historique : ils peuvent être proposés pour élimination.


Que sont les archives ? et l'archivage ? (336 ko)

Pourquoi archiver ?

  • Cadre réglementaire

Une obligation

Bien qu’il n’ait pas la propriété des archives qu’il produit, chaque agent – c’est-à-dire VOUS ! - doit s’occuper de ses archives. Ce sont des archives publiques. L’agent en a la responsabilité et l’usage ; il est tenu d’en assurer la bonne conservation jusqu’à la fin de leur durée d’utilité administrative (DUA), avant toute élimination ou versement aux Archives départementales.

Il s’agit d’une obligation légale.

Les archives publiques font partie du domaine public, par conséquent :

  • elles sont imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles gardent leur caractère public quel que soit leur détenteur.
  • elles sont inaliénables : il est interdit de les vendre ou de les détruire sans contrôle.

La gestion des archives = une obligation légale.

Réglementation archives

  • Code du patrimoine, Livre II consacré aux archives, parties législative et réglementaire.

Le Code du patrimoine détermine les obligations des organismes publics en matière de gestion, stockage, destruction et communication de leurs archives.

  • Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives.
  • Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs.
  • Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'État.
  • Circulaire NOR/MCCC1106465C du ministère de l’Intérieur du 1er avril 2011 portant sur la fonction archives.
  • Cadre méthodologique pour l'évaluation, la sélection et l'échantillonnage des archives publiques, juillet 2014.

Quel que soit votre service d’appartenance, service de l’État, collectivité, établissement public, etc., le site du Service interministériel des archives de France met à votre disposition toutes les instructions relatives au tri et à la conservation de vos archives :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/chrono-circulaires/

Réglementation pénale

  • Code de procédure pénale, notamment l’article 97 concernant les réquisitions judiciaires.

Objectifs et enjeux

La conservation de vos archives répond à trois enjeux essentiels

La gestion de l’information au sein de votre service= utilité administrative

  • Assurer efficacement la gestion courante de vos missions. Un service doit pouvoir disposer en permanence des informations qui lui sont utiles (continuité de son action administrative et aide à la prise de décision) ;
  • Limiter les pertes de connaissance liées aux mutations des agents ;
  • Permettre un gain de temps dans la recherche de vos dossiers ;
  • Permettre un gain de place dans vos bureaux ou locaux de travail ;
  • Permettre une réduction des coûts.

La justification de droits et obligations = utilité juridique

  • Pouvoir disposer des documents permettant d’établir les preuves de ses droits et obligations en cas de contestation ou de contentieux grâce au respect des délais réglementaires (durée d’utilité administrative – DUA) ;
  • Défendre les droits et les intérêts à la fois des citoyens mais aussi de l’administration et de ses représentants.

La sauvegarde de la mémoire et du patrimoine = intérêt historique

  • Mettre en valeur le patrimoine du département et constituer les sources pour la recherche historique (histoire des personnes, des lieux…) ;
  • Préserver la mémoire des collectivités, des actions menées par les services et établissements publics ;
  • Devenir le témoignage de l'identité du département à travers ses changements et ses évolutions ;

Conserver durablement une valeur probante (état civil, cadastre, hypothèques…) et une sécurité de l’information : le service d’archives devient responsable des archives qui lui sont versées en matière de conservation et de communication.

Pourquoi archiver ? (575 ko)

Qui est concerné ?

L'archivage est l'affaire de tous !

Le producteur d’archives

C’est vous !!!

En effet, vous êtes le premier responsable de la gestion des archives du service dans lequel vous travaillez. Tout élu ou agent public, quel que soit son statut ou le poste qu’il occupe (directeur, secrétaire, technicien, informaticien…) est « garant de la gestion et de la conservation des documents et données qu’il a produits ou reçus dans l’exercice de ses missions, durant toute la durée d’utilité administrative (DUA) des archives, sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des Archives1 ».

NB : Ces archives sont publiques et leur gestion vous incombe donc, que vous soyez producteur direct ou service héritier de missions de services ayant préexisté.

Dans ce cadre :

  • vous devez organiser et gérer au quotidien vos dossiers ;
  • vous devez préparer les dossiers que vous proposez pour versement aux Archives départementales ;
  • vous devez solliciter l'élimination des dossiers dont la durée d'utilité administrative est échue et qui ne revêtent d’aucun intérêt administratif ni historique auprès des Archives départementales ;
  • vous avez le droit d’accéder aux archives que votre service a produits et qui sont conservées aux Archives départementales ;
  • vous avez le devoir de communiquer aux particuliers les documents que vous conservez dans votre service, dans le respect des règles fixées par la procédure d’accès aux documents administratifs ;
  • vous devez vous assurer que les archives sont conservées dans de bonnes conditions et dans un local approprié et être capable de réagir en cas de sinistre.

Pour mener à bien l’ensemble de ses actions, vous avez la possibilité de vous appuyer sur votre correspondant « archives » si celui-ci existe ou vous rapprocher des Archives départementales.


Le correspondant « archives »

S’il a été désigné, le correspondant archives est votre interlocuteur de proximité. Il est le relais utile au quotidien pour organiser versements, éliminations et communication de dossiers, sous le contrôle et avec l’appui de la direction des Archives départementales.

Attention, votre correspondant n’est pas là pour faire mais pour faire faire. En aucun cas, il ne pourra rédiger les bordereaux de versement ou d’élimination à votre place mais il pourra répondre à vos questions, vous rappeler les points de réglementation nécessaire, relayer les demandes de versement ou d’éliminations d’archives...

Le correspondant « archives » peut être un relais entre vous, producteur d'archives et les Archives départementales.


 Les Archives départementales


Les agents du service des archives de l’État, du conseil départemental et des imprimés des Archives départementales de la Manche proposent leur expertise et exercent, sous la responsabilité de leur directeur, un contrôle scientifique et technique de l’État au nom du préfet qui se traduit par :

  • une assistance pour la gestion et la conservation de vos archives ;
  • un accompagnement dans vos projets d’archivage électronique, de dématérialisation, d’e-administration, de reprise d’arriéré, etc.
  • un suivi scientifique et technique des projets d’externalisation d’archives publiques, en cas de recours à un prestataire extérieur ou un employé temporaire pour le classement de vos archives (vacataire, contractuel), ou dans la construction d’un bâtiment ou local de conservation d’archives ;
  • des actions de formation et de sensibilisation à l’archivage ;
  • l’élaboration d’outils d’aide à l’archivage propre à votre service (plan de classement, tableau de gestion, fiches pratiques…) et à leur mise à jour ;
  • l’instruction de vos demandes de visa d’élimination ;
  • l’organisation du versement de vos archives à conserver définitivement (contrôle et signature de bordereaux de versement, conservation, valorisation) ;
  • une mise à disposition de vos archives déjà versées (communications administratives);
  • une présence pour répondre aux situations d’urgence (sinistres, déménagement) ;
  • des visites d’inspection. En effet, au titre du contrôle scientifique et technique de l'État, le directeur des Archives départementales peut être amené à effectuer une inspection réglementaire afin de vérifier les conditions de conservation, de classement et de communication des documents. Un rapport d’inspection est transmis au préfet.

1 Comité interministériel aux Archives de France, Référentiel général des archives, Paris, octobre 2013.

Qui est concerné ? (417 ko)

Comment gérer ses archives au quotidien ?

Vous êtes responsable des dossiers que vous produisez et recevez.

Voici 8 conseils pour une gestion optimale de vos archives :

Conseil n° 1 – S’occuper régulièrement de ses archives.

Gérer au quotidien vos archives vous permet non seulement de retrouver facilement l’information dont vous avez besoin mais aussi de gagner du temps lors de vos demandes de versement ou d’éliminations.

Conseil n° 2 – Ouvrir un dossier pour chaque affaire traitée.

Vous le savez, le dossier est l’instrument de base de votre action administrative. Il rassemble tous les documents relatifs à une même affaire. Il vous suffit donc de regrouper vos dossiers par thèmes (budget, élections, voirie, etc.).

Conseil n° 3 – Identifier clairement vos dossiers.

Indiquez sur la couverture de chaque dossier, son intitulé précis, sa date d’ouverture (année de début) et – le moment venu – sa date de clôture (année de fin). Ces informations vous permettront de remplir facilement et rapidement les différents bordereaux soumis à l’approbation des Archives départementales.

Conseil n° 4 – Classer vos dossiers et organiser leur ordre intérieur.

Au cours de la constitution d’un dossier, adoptez un classement interne au dossier en utilisant notamment des sous-chemises. Si possible, adoptez le même classement interne pour chaque dossier de même nature et faire en sorte que ce classement interne soit appliqué par toutes les personnes qui traitent les affaires de même nature. Rassemblez les documents qui vont ensemble : une pièce isolée est un document perdu ! Bref, regroupez vos documents de manière logique (exemple : une lettre et sa réponse). Pour chaque catégorie de document, choisir un mode de classement : alphabétique (dossiers de personnel…), alphanumérique, numérique, chronologique (budget, listes électorales…), thématique, etc. Ce processus permet la mise en place d’un classement intelligible de tous. En votre absence, vos collègues pourront ainsi gérer aisément les affaires urgentes. 

Conseil n° 5 – Gérer vos dossiers volumineux.

Les dossiers doivent se ranger dans une boîte d’une largueur de 10 à 15 centimètres maximum. Le cas échéant, n’hésitez pas à scinder un dossier très volumineux en plusieurs conditionnements et en leur attribuant un numéro d'ordre. Si l'affaire est complexe, constituer des sous-dossiers portant chacun un sous-titre.

Conseil n° 6 – Adopter les bons réflexes.

Usez de chemises et sous-chemises si possible de couleur neutre ; proscrire pochettes plastifiées, élastiques et trombones…

Conseil n° 7 – Éliminer documentation et documents sans intérêt.

Toute la documentation non produite par votre service est éliminable. Tout au long de l’instruction du dossier ou à sa clôture, pensez à éliminer les documents inutiles : bordereaux d'envoi, doubles, brouillons, formulaires vierges, documents reçus pour information... Ces éliminations ne sont pas soumises à l’obtention du visa du directeur des Archives départementales.

Conseil n° 8 – Anticiper les versements et éliminations de vos archives.

Suivre toutes ces recommandations vous permet une gestion efficace de vos archives. En définissant les délais de conservation, elles vous permettent un repérage aisé de votre production et ainsi d’établir un calendrier prévisionnel de versements et d’élimination. Vous aurez de ce fait une meilleure gestion de vos espaces.

L’équipe des Archives est là pour vous aider à mettre en place ces recommandations ainsi que les outils de sélection et de gestion nécessaires : plans de classement, tableaux de gestion ou de tri des documents, procédures d’archivage…

Comment gérer ses archives au quotidien ? (229 ko)

Comment bien conserver ses archives ?

Les principaux ennemis des archives sont la lumière, l’humidité et la poussière. Il existe des recommandations de conservation qui permettent à vos documents de mieux traverser le temps. Elles concernent à la fois le conditionnement mais aussi l’environnement matériel, climatique et sanitaire.

Conditionnement

  • L’utilisation de certaines fournitures qui se dégradent dans le temps est à éviter voire à bannir complètement. Signalons notamment :
Matériels Risques Préconisations Solutions
Chemise et sous-chemises de couleurs vives Dégorgement des couleurs sur les documents À éviter Chemises et sous-chemises de couleur neutre
Chemises élastiques Perte de place. Comprsession des documents À éviter Chemises standard
Eléments métalliques : trombones, épingles, coins lettre ... Rouille À éviter Trombones en plastique
Pochettes plastique Les documents collent au plastique. L'encre addhère au plastique À proscrire Chemises standard
Classeurs Perte de place. Rouille À proscrire Chemises standard
Élastiques Le caoutchouc se rigidifie, casse et laisse une trace jaune ou colle au papier  À proscrire  Chemises standard
 Rubans adhésifs Ils se décollent et laissent une trace jaune   À proscrire  Trombones en plastique
 Albums photos autocollants  Les produits chimiques contenus dans la colle dégradent les photos  À proscrire  Mylard

 

  • La mise en boîtes d’archives permet d’assurer une meilleure conservation de vos documents. Le choix des boîtes se fait en fonction du format des dossiers. Utilisez exclusivement des boîtes de 10 ou 15 cm de large à montage manuel et prévoir des conditionnements adaptés pour vos documents hors formats (plans, affiches…).

Attention : ne pas trop remplir les boîtes !

=> ce qui permet de ne pas les abîmer ;

=> plus vos boîtes sont grandes, plus elles sont lourdes et donc moins faciles à manipuler !

=> veillez à ce que vos documents soient rangés de façon ni trop serrée ni trop lâche, assurer un minimum de circulation d’air pour vos documents.

  • Si possible, éviter d’entreposer les boîtes au sol et préférer un placement sur étagères.

Locaux de conservation

Les greniers, caves ou sous-sols ne sont pas des lieux recommandés pour la conservation de vos archives : ils sont souvent poussiéreux, humides, soumis à des variations importantes de température et généralement peu accessibles.

Le local choisi doit répondre à des conditions requises. Ainsi, il doit être :

  • d’une surface suffisante pour conserver à la fois le volume existant d’archives et permettre les accroissements en provenance de vos bureaux ;
  • uniquement consacré à l’usage de conservation des archives.

= un espace dédié

  • fermé à clé et son accès réservé aux seuls personnels de votre structure ;
  • sous la responsabilité d’un personnel désigné pour contrôler l’accès, coordonner les dépôts et gérer les communications d’archives ;

Attention : Les documents ne peuvent être emportés hors du bâtiment par quiconque, quelle que soit sa fonction. Toute entrée et sortie de documents de la salle d’archives doit être notifiée à la personne responsable du local et/ou dans un registre des communications.

= un espace sécurisé

  • situé dans un environnement climatique sain :

=> température et hygrométrie (degré d'humidité dans l'air) stables : entre 15 et 22°C et entre 40 et 55 % d’hygrométrie ;

=> local sans passage de canalisation d'eau au-dessus des rayonnages et non susceptible d’être sujet aux infiltrations d’eau ;

=> loin de la chaufferie et de tout stockage de matériels inflammables ou explosifs.

  • Muni de rayonnages métalliques.

= un espace sain

D’autres dispositions permettent également de prévenir les risques naturels : extincteurs à eau pulvérisée sans additif, alarmes incendie, portes coupe-feu contre le feu ; canalisations à éviter pour prévenir des dégâts des eaux ; mise en boîte des documents pour les protéger de la lumière ; hygrométrie de 55 % et température à 17°C pour éviter les moisissures et utilisation de produits adaptés contre insectes et rongeurs, etc.

Les collectivités territoriales doivent informer le préfet ou le directeur des Archives départementales de tout projet de construction, d'extension ou d'aménagement de bâtiments à usage d'archives (article R 1421-6 du Code général des collectivités territoriales).

Liens vers site du Service interministériel des archives de France (SIAF) :

  • Note de la direction des Archives de France DITN/RES/2004/005 du 2 décembre 2004 relative aux documents normatifs en matière de conception, de construction et d’aménagement des bâtiments d’archives.
  • Règles de base pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives, Paris, Direction des Archives de France, 3e révision, octobre 2009.
  • Instruction DITN/RES/2008/005 en date du 15 juillet 2008 sur les rayonnages dans les magasins d’archives.
  • Instruction DAF/DITN/RES/2009/014 du 29 novembre 2009 sur le climat des magasins d'archives. 

 

Comment bien conserver ses archives ? (423 ko)

Qu'est-ce qu'on archive ?

Archives ayant un intérêt administratif ou juridique

Ce sont vos dossiers clos, que vous n'alimentez plus au quotidien. Ces documents sont conservés à titre administratif ou juridique. Ils sont couverts par une durée d'utilité administrative (DUA) qui vous permet d’instruire une demande ou vous couvre en cas de contentieux. Ils doivent donc être conservés chez vous jusqu’au terme de la DUA. Ils font ensuite l’objet soit d’un versement aux Archives départementales (AD), soit d’une procédure de destruction après visa du directeur des AD.

Archives ayant un intérêt historique

Ces dossiers ne sont plus couverts par une durée d'utilité administrative. Ils sont conservés de manière définitive par les Archives départementales puisqu’ils témoignent de l’activité de votre service ou en raison de leur valeur patrimoniale.

Pour bien archiver, il faut savoir éliminer !

L’élimination de vos documents nécessite impérativement l’obtention d’un visa par le directeur des Archives départementales à l’exception des pièces suivantes :

  • doublons ou exemplaires excédentaires d'un document ;

Au sein de l’administration, les circuits sont complexes. De nombreux documents sont conservés en double entre certaines entités, entre services et composantes ou au sein d'un même service ou d'une même composante. De plus, l'héritage d’archives d'entités préalables complexifie encore ces circuits, la gestion documentaire n'ayant pas été la même d'un service à l'autre. Il convient alors d'établir en lien avec les Archives départementales quel document est le document probant et lequel a valeur de copie d'usage et de proposer réglementairement la destruction des documents conservés en double.

  • copies ou notes pour information ;
  • notes de travail ou brouillons non validés n'apportant pas d'information utile ;
  • documents temporaires ou intermédiaires sans lien avec la décision ;
  • circulaires caduques ;
  • la documentation.

Qu’elle soit scientifique, technique (ouvrages et publications professionnels…) ou administrative, votre documentation n’est pas considérée comme étant à proprement parler des archives. Vous devez donc vous rapprocher de votre centre de documentation lorsqu’il existe. À défaut, vous consulterez, au besoin, l'archiviste avant de procéder à la destruction de cette documentation.

En résumé, il faut donc distinguer :

Archives

L’ensemble des documents produits et reçus par chaque service et propre à son activité. Règles précises dans leur traitement et leur conservation. Élimination soumise à visa.

 

Peuvent être détruits sans visa des archives départementales : 

Brouillons Documents papier ou électroniques servant de base à un document final et validé. Notes de réunion (avant de devenir un compte-rendu), pense-bête, plusieurs versions d’un texte (avant d’être validé)…  
Doubles  Copies de documents dont vous possédez l’original. On produit des copies pour informer le personnel, pour discuter en réunion, etc. L’original est la pièce d’archives et les copies peuvent être éliminées.  
Documentation Documents imprimés tels que journaux, périodiques, publications officielles, magazines publicitaires, revues spécialisées, manuels d’équipement, qui ne sont pas produits par le service.

 

L’équipe des Archives est là pour vous aider à mettre en place des outils de sélection et de gestion nécessaires à l’identification des archives pouvant être détruites ou devant faire l’objet d’un versement : plans de classement, tableaux de gestion ou de tri des documents, procédures d’archivage…

Qu'est-ce qu'on archive ? (423 ko)

Comment déterminer ce qu'on archive ?

Les outils de l'archivage

Le plan de classement

Le plan de classement est un système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans vos bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.

Les référentiels de conservation

Les référentiels de conservation, appelés également tableaux de gestion, sont des outils permettant de recenser les différents types de documents produits et reçus par votre service ou organisme dans le cadre de ses activités. Ils reflètent son organisation et fixent pour chaque type de documents :

  • la durée d'utilité administrative (DUA) ou délai de conservation de vos documents,
  • le sort final à leur attribuer (élimination, versement aux Archives départementales),
  • le cas échéant, les modalités de tri à appliquer.

Il facilite aussi la rédaction de vos bordereaux de versements et demandes d’élimination.

Comment disposer de cet outil ?

Le référentiel de conservation est le résultat d'une collaboration étroite. En effet, en s’appuyant sur la réglementation en vigueur, les Archives départementales déterminent avec vous la durée pendant laquelle les documents ont un intérêt administratif ou une valeur probante et évaluent leur intérêt historique et juridique. Il doit être mis à jour au fur et à mesure des évolutions des missions ou des attributions de votre service. Au final, le référentiel de conservation devra être validé en application des instructions légales.

Le tableau de gestion des archives vous permet de gérer votre production papier et électronique dès la création de vos documents et de déterminer quels documents devront être versés aux Archives départementales et quels documents pourront être détruits.

À noter : pour les services qui ne disposent pas encore de tableau de gestion, des circulaires de tri sont établies au niveau national et sont disponibles sur le site du Service interministériel des Archives de France.

Les fiches pratiques

Les fiches pratiques élaborées par les Archives départementales ont pour objectif de donner des conseils d'archivage facilement applicables dans des domaines variés.

Vous les trouverez sur le site Internet des Archives départementales de la Manche.

Les instruments de recherche

Les instruments de recherche sont un outil papier ou informatisé décrivant un ensemble de documents d'archives en les identifiant et expliquant leur contexte en vue de faciliter leur accès et leur communication aux agents comme aux chercheurs. Un bordereau de versement est déjà un instrument de recherche, c’est pourquoi il doit impérativement être le plus détaillé possible (contenu de chaque boîte archives, année du document le plus ancien, année du document le plus récent)

Les procédures

L’élimination

La procédure d'élimination est très réglementée en raison bien entendu de son caractère irréversible. Elle prévient donc de toute destruction abusive ou malencontreuse de documents d'archives publiques.

L'élimination résulte d'une opération de tri des documents conservés. Elle permet de "faire de la place" que ce soit au niveau de la gestion de vos espaces qu’au niveau de l’utilisation des contenus informationnels.

Attention : Il est strictement interdit de détruire des documents d’archives publiques sans avoir reçu au préalable le visa du directeur des Archives départementales (article 3 du décret n°88-849 du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales) sous peine de poursuites judiciaires.

« Le fait, pour une personne détentrice d'archives publiques en raison de ses fonctions, de détourner ou soustraire tout ou partie de ces archives ou de les détruire sans accord préalable de l'administration des archives est puni d'une peine de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende » (article L 214-3 du code du patrimoine).

Dans ce cadre, le directeur des Archives départementales agit au nom de l’État par délégation du Préfet. La liste des documents proposés à l'élimination (avec précision des dates extrêmes et du volume que cela représente) doit donc lui être adressée afin d'obtenir son visa.

Le versement

Le versement d'archives est l'opération matérielle et administrative par laquelle les archives sont transférées du service qui les a rassemblées vers le service d’archives compétent pour les recevoir. Cette opération induit un transfert de responsabilité sur les documents du service versant au service d’archives. Pour autant, votre service reste propriétaire de ses archives. Le versement permet un accès efficace à l'information (instruments de recherche).

Il permet également d'améliorer la gestion de l'espace dévolu à vos dossiers courants et intermédiaires grâce au principe de versement continu.

Comment déterminer ce qu'on archive ? (287 ko)

Peut-on communiquer au public ?

Contexte législatif et réglementaire

  • Loi n° 78-753 modifiée du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public.
  • Code du patrimoine (article L. 213-1) établissant le principe général de libre communicabilité de plein droit des archives publiques, quel que soit le lieu de conservation de ces archives, en prévoyant toutefois des délais spéciaux pour certains documents.
  • Site internet de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).

Un droit pour les administrés

L’accès aux documents d’archives publiques est un droit fondé par la loi du 17 juillet 1978.

En effet, cette loi « reconnaît à toute personne le droit d’obtenir communication des documents détenus dans le cadre de sa mission de service public par une administration, quels que soient leur forme ou leur support ».

  • Pour autant, la loi ne fait pas obligation à l’administration de communiquer des documents qui sont inachevés, c’est-à-dire en cours d’élaboration ou préparatoires à une décision tant que celle-ci n’est pas prise.
  • Les administrations ne sont pas tenues de répondre à des demandes manifestement abusives par leur volume ou leur fréquence ou formulées dans l’intention d’entraver l’activité des services. Toutefois, la loi exclut du droit d’accès les documents des juridictions liés à la fonction de juger car ils ne sont pas considérés comme des documents administratifs.
  • Les documents qui contiennent des informations sur des personnes physiques ne peuvent être communiqués qu’aux seuls intéressés afin de préserver le secret médical et le secret de la vie privée. Dans le même ordre d’idée, les informations qui révèlent le comportement d’une personne et dont la divulgation pourrait lui nuire ne peuvent pas être communiquées à des tiers.
  • La loi protège aussi les intérêts liés au secret en matière commerciale et industrielle, lequel recouvre le secret des procédés, le secret des informations économiques et financières, le secret des stratégies commerciales. Ces dispositions sont particulièrement importantes lorsque la demande de communication porte sur les dossiers de marchés publics.
  • Enfin, l’accès à certains documents relève de textes particuliers : archives (code du patrimoine), casier judiciaire (code de procédure pénale), liste électorale (code électoral), rôle d’imposition (livre des procédures fiscales), permis de conduire (code de la route), données environnementales (code de l’environnement), informations médicales (code de la santé publique) ; acquisitions dans l’exercice du droit de préemption (code de l’urbanisme), etc.

La procédure

Dans sa demande, l’administré doit bien identifier le document qu’il souhaite consulter. La demande doit être formulée par écrit (courrier ou mail).

Les modalités de communication sont au choix du demandeur (consultation gratuite sur place, copie papier ou support électronique…). Les frais de copie peuvent être à la charge du demandeur sur la base des tarifs définis par l’article 35 du décret 2005-1755 du 30 décembre 2005. Les documents administratifs sont consultables sur place dans les services dans le respect des délais de communicabilité fixés par le Code du patrimoine (art. L 213-2). La communication doit être assurée sous la surveillance constante d’un agent de l’administration.

L’administration a l’obligation d’accuser réception de la demande et a un mois pour y répondre, faute de quoi le silence est regardé comme une décision implicite de refus de communication.

Tout refus opposé à une demande de communication de documents d’archives doit être motivé.

L’usager qui s’est vu opposer un refus peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) dans le délai de deux mois à compter de la notification du refus ou de l’intervention du refus tacite (3e alinéa de l’article 20 de la loi modifiée du 17 juillet 1978).

En cas d’avis négatif de la CADA (qui n’a pas de caractère contraignant), un recours contentieux devant le tribunal administratif compétent est possible. Il est à noter qu’en vertu du décret 2013-730 du 13 août 2013 portant modification du Code de justice administrative (partie réglementaire), il n’est pas possible de faire appel du jugement administratif rendu « sur les litiges en matière de consultation et de communication de documents administratifs ou d’archives publiques » (Code de justice administrative, article R 222-13).

Que pouvez-vous faire en cas de doute ?

Dans le délai d’un mois à compter de la réception de la demande, il est possible de consulter en préfecture la Prada (personne responsable de l’accès au sein des administrations). Celle-ci formulera, si elle le juge nécessaire, une demande de conseil à la CADA et vous tiendra informé de la réponse. 

Peut-on communiquer au public ? (231 ko)

Votre service évolue, que devez-vous faire des archives ?

Votre service se restructure ? Vous déménagez ? Votre service récupère des missions et des compétences d’un service dissout ? N’attendez pas, anticipez et contactez les Archives départementales pour programmer vos opérations d’archivage.

Déménager ses archives…

c’est prendre conscience des risques

  • Mise en péril des documents et des boîtes de conservation par de mauvaises manipulations.
  • Perte de documents et d’information par manque de traçabilité.
  • Sous-dimensionnement du nouveau local d’archives.
  • Répercussions financières suite à un déménagement superflu de documents qui auraient pu être éliminés ou versés aux Archives départementales.

c’est engager une réflexion en amont

  • Que déménage-t-on ? : bien identifier les documents qui doivent faire l’objet d’un transfert en établissant un état des lieux le plus précis possible.
  • Est-il possible d’en éliminer une partie ? L’utilisation du tableau de gestion et l’assistance des Archives départementales peuvent permettre de détruire réglementairement une partie des archives avant le transfert.
  • Est-il possible d’en verser une partie aux Archives départementales ? L’utilisation du tableau de gestion et l’assistance des Archives départementales peuvent permettre de verser la part des archives qui doit être conservée à titre historique.
  • Où déménage-t-on ? Déterminer si le local est assez grand, s’il est convenablement équipé en rayonnages et si les conditions de conservation sont bonnes.
  • Quand déménage-t-on ? Planifier le déménagement afin de ne pas rompre la chaîne de l’information et de disposer des archives pour l’instruction des dossiers.  Comment déménage-t-on ? Quels sont les moyens dont on dispose ? Fait-on appel à une entreprise de déménagement ? Le déménagement des archives est-il couvert par une assurance ?

c’est préparer un déménagement physique

  • Remplacer les boîtes d’archives déjà fragiles ou mal en point qui pourraient s’abîmer au cours du transport. Un déménagement est souvent l’occasion de réfléchir à un meilleur conditionnement de ses documents !
  • Identifier les différents ensembles (même affaire, même catégories de documents, etc.) pour déterminer précisément un emplacement d’arrivée.

c’est suivre le déménagement et sa réception

  • Nommer un responsable du suivi au départ des documents et un responsable à leur arrivée.
  • Rédiger une fiche journalière de suivi avec mention des problèmes et des difficultés rencontrées.
  • Établir un récolement précis de la salle d’archives après déménagement.

Transfert de missions, et les archives dans tout ça ?

Contexte législatif et réglementaire

  • Code du patrimoine, livre II, titre I « régime général des archives » et notamment l’article L. 212-5.
  • Décret 2009-1124 du 17 septembre 2009 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques.
  • Instruction de la direction des Archives de France DPACI/RES/2009/007 du 23 mars 2009 relative à la gestion des archives dans le cadre de la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'État.
  • Circulaire DPACI/RES/2005/014 du 29 juillet 2005 pour les archives transférées à une collectivité territoriale.

Avoir le bon réflexe : anticiper la question des archives

Les transferts de missions, de compétences, les changements d’attribution d’un service ou les transferts d’attributions d’un organisme à un autre ne concernent pas seulement les personnels ou les locaux… ils concernent également les archives. Celles-ci doivent impérativement être prises en compte dans le cadre du transfert de compétences car elles sont nécessaires à la continuité de l’action publique.
Un transfert d’archives à l’administration ou la structure chargée de la nouvelle compétence ne peut se faire au dernier moment et dans l’urgence. Il convient donc, avec l’aide des Archives départementales, d’anticiper les éliminations, les versements et de définir quelles archives seront nécessaires d’être conservées pour le bon fonctionnement de la structure héritière de la compétence.
Éliminer ce qui peut l’être avant transfert
Il est indispensable, pour des questions de gestion de l’espace, d’éliminer tout ce qui doit l’être suivant la réglementation. Seuls sont concernés les documents relatifs à la compétence qui doit être transférée et les documents qui ont atteint leur durée d’utilité administrative (DUA) et qui ne doivent pas être conservés à des fins historiques.
Verser les dossiers clos (archives définitives)
Il faut verser les archives qui ont un intérêt historique, qui ont atteint la fin de leur durée d’utilité administrative et qui ne sont pas utiles au service qui hérite de la compétence. La structure administrative dont les compétences vont être transférées doit en effet verser ses archives définitives (dossier clos) aux Archives départementales si la structure met fin à ses activités ou si elle continue d’exister avec des missions différentes.
Transférer les archives courantes et intermédiaires : une traçabilité essentielle pour la continuité de service
Les dossiers nécessaires à l’instruction des affaires par le service héritier du transfert de compétences doivent faire l’objet d’un récolement précis et d’une remise au nouveau service.
  • Dans le cas d’un transfert de compétence à un autre service de l’État : se référer à la circulaire DPACI/RES/2009/007 du 23 mars 2009 relative à la gestion des archives dans le cadre de la réforme de l'organisation des services territoriaux de l'État.
  • Dans le cas d’un transfert de compétence à une collectivité territoriale (processus de décentralisation) : se référer à la circulaire DPACI/RES/2005/014 du 29 juillet 2005 pour les archives transférées à une collectivité territoriale.

Votre service évolue, que devez-vous faire des archives ? (303 ko)

Que faire en cas de sinistre ?

Contexte législatif et réglementaire

  • Code du patrimoine, articles L212-4 et L 212-10 (contrôle scientifique et technique de l’État), R 212-1 à 4 pour la partie réglementaire.
  • Circulaire DGP/SIAF/2013/005 du 31 octobre 2013 relative à l’exercice du contrôle scientifique et technique.

Réagir en cas de sinistre

Vous constatez un dégât dans votre local d’archives (inondation, incendie...) ou une dégradation des documents (infestation d’insectes ou moisissures…)… voici les bons réflexes à adopter :

Réflexe n° 1 :

Alerter En premier lieu, il convient de contacter les pompiers et votre hiérarchie.

Réflexe n° 2 :

Juguler si possible la cause du sinistre Couper l’eau, utiliser un extincteur à poudre en cas d’incendie…

Réflexe n° 3 :

Éloigner si possible les documents de la cause du sinistre

Réflexe n° 4 :

Prévenir les Archives départementales Le directeur des Archives départementales assure le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives de l’ensemble des administrations relevant de sa compétence territoriale. Il doit par conséquent être contacté dès le constat du sinistre afin d’être consulté sur la mise au point de la chaîne de traitement après le sinistre.

Réflexe n° 5 :

Prendre des photographies Elles vous seront utiles pour la mémoire du sinistre, un dépôt éventuel de plainte, les assurances… et pour les archivistes qui, aux vues de ces photographies, vous indiqueront les premières démarches à accomplir.

Réflexe n° 6 :

Prévenir les assureurs Concernant la prise en charge financière des interventions sur les documents.

Réflexe n° 7 :

Regrouper les documents atteints et les isoler des autres dossiers Il existe des gestes qui sauvent les documents.

Ainsi :

En cas d’inondation :

=> Retirer en priorité les documents non atteints afin d’éviter qu’ils ne subissent les contrecoups de la hausse de l’humidité.

=> Éliminer les documents irrécupérables (avec accord préalable des Archives départementales et rédaction d’un bordereau d’élimination).

=> Répartir les documents en fonction de leur état (humides ou trempés) : les sortir des rayonnages car l’humidité augmente fortement le volume du papier ce qui pourrait rendre difficile leur extraction.

=> Proscrire une évacuation en sacs poubelles et utiliser des bacs plastiques (en polypropylène) en ne chargeant pas trop les bacs.

=> Se lancer dans l’opération de séchage :

Scénario 1 : volume ou imprégnation réduits de documents touchés : les évacuer dans les 48 heures dans un endroit vaste, sec et chauffé.

  • Documents papier : sortir les documents de leur boîte, les étaler sur une surface plane et les faire sécher en intercalant du papier absorbant (buvards) et/ou en utilisant des ventilateurs éloignés des documents pour ne pas les altérer ;
  • Autres supports : mettre les documents reliés debout, légèrement ouverts et en quinconce ; placer calques et journaux sur une corde à linge en intercalant des séparateurs pour éviter le marquage des documents ; étaler les photographies une par une entre deux feuilles de papier absorbant.
  • Contrôler le taux d'humidité du lieu de séchage (inférieur à 55%), la température (18°C-20°C) et la ventilation. Attention : ne pas allumer le chauffage pour sécher les documents ! Une température élevée peut accélérer le séchage mais aussi favoriser le développement des moisissures.

Étaler les documents en intercalant des papiers absorbant, créer des courants d'air et installer si possible un déshumidificateur dans la pièce.

Scénario 2 : Volume important de documents touchés, gravité de l'imprégnation.

  • Dans les 48 heures, conditionner les documents touchés dans des sacs congélation (polyéthylène) par petites unités (sauf les papiers glacés et claques).
  • Contacter des prestataires en congélation et lyophilisation (les Archives départementales peuvent fournir des noms de prestataires). Préparer les documents à leur confier (identification, traçabilité…). Préparer un cahier des charges précis avec l’aide des Archives départementales. Si besoin, faire intervenir un prestataire en sauvetage de système informatique

Après un incendie :

Un incendie peut toucher directement les archives (documents brûlés) ou indirectement (altération par les suies souvent acides) les documents. Dès que l’on pénètre dans les locaux ou que l’on manipule les collections, la suie peut se volatiliser et se répandre à nouveau.

  • Il convient donc de procéder au nettoyage les locaux et abaisser l’hygrométrie à 45-50 %.
  • Appliquer les scénarii 1 ou 2 pour l’inondation des documents pour les documents ayant pris l’eau après l’intervention des pompiers.
  • Restauration des documents brûlés : avec l’aide et le conseil des Archives départementales, préparer les documents à confier au(x) prestataire(s) (identification, traçabilité…) et élaborer un cahier des charges précis. Pour la suie volatile, un nettoyage peut être envisagé. Pour les suies grasses (par exemple suite à la combustion de bois résineux), contacter des prestataires spécialisés.

Réflexe n° 8 :

Contacter les entreprises spécialisées Les Archives départementales peuvent vous communiquer les coordonnées de professionnels qualifiés en matière de restauration, désinfection, désinsectisation ou cryogénie…

Réagir en cas de vol

Les services de l’État ou collectivités territoriales doivent informer immédiatement le préfet (ou le directeur des Archives départementales) de toute soustraction ou détournement d'archives (article R. 1421-5 du CGCT).

Que faire en cas de sinistre ? (415 ko)