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Les types de documents produits par un notaire

Le droit français ne connait que trois catégories d’actes authentiques : les actes des notaires et autres officiers publics ministériels, les actes d’état civil tenus par le maire et les décisions de justices rendues par les magistrats au nom du peuple français. Un acte de valeur authentique est un acte qui fait foi. On parle de valeur probante.

L’article 1317 du Code Civil définit l’acte authentique comme celui qui a été reçu par les officiers publics ayant le droit d’instrumenter dans le lieu où l’acte a été rédigé, et avec les solennités requises. Cette définition a été élargie en 2000 à l’acte électronique. Le premier acte authentique électronique a été signé le 28 octobre 2008.

La typologie des actes

Les actes notariés se répartissent en plusieurs catégories.

Les actes familiaux :

Ils ne représentent qu'une petite partie des minutes passées par un notaire. Ce sont :

  • Les contrats de mariage et les donations entre époux auxquels il faut ajouter les consentements ou les oppositions à mariage qui se font aussi devant notaire.
  • Les testaments (dont les olographes).
  • Les règlements des successions : inventaire, liquidation, partage, vente de meubles...
  • Les comptes de tutelles ou de curatelles. Les actes concernant les mineurs sont du ressort des tribunaux et sont conservés dans les fonds de justice.
  • Les contrats d'apprentissage.
  • Déclarations de grossesse à partir de 1556 (édit d’Henri II ).

Les actes concernant la propriété :

Ils représentent plus de la moitié des actes passés par les notaires de campagne et un tiers des actes des notaires urbains. Ce sont principalement des ventes d'immeubles. Il y a également les échanges, les partages autres que successoraux, les donations... Les procès-verbaux d'estimation de réparations ou de devis de travaux sont aussi passés devant notaire. Il existe aussi des actes concernant les biens mobiliers, comme des ventes de bois, d'animaux, de récoltes...

A la campagne, la majorité des actes concerne la gestion de la propriété et son exploitation par d'autres personnes que le propriétaire. On trouve donc de nombreux baux à ferme, baux à moitié, baux à sous-ferme, baux à cheptel (même s'il s'agit d'une unique vache). En ville, les baux à loyer sont les plus importants.

Quelques définitions d’actes

Les minutes

L’acte original est appelé minute (d’où le terme de minutier pour désigner l’ensemble des minutes et des registres d’une étude). La minute doit être signée par le notaire et par toutes les parties. On peut en tirer des expéditions appelées aussi ʺ grosses ʺ, qui sont établies en forme d’original et en possèdent la force exécutoire. Elles ne sont signées que par le notaire (destinées à être remises au demandeur et donc pas conservées au rang des minutes.)

Les répertoires et tables

Les notaires eux-mêmes ont, assez tôt, éprouvé le besoin d’établir des documents leur permettant de retrouver les minutes, établies la plupart du temps dans l’ordre chronologique. On peut faire la distinction entre les :

  • Répertoires : tenus dans l’ordre chronologique, ils font souvent apparaître le type d’acte en premier et renvoient, soit à la date, soit à un numéro d’acte.
  • Tables alphabétiques : par lettre initiale du nom de famille, avec des renvois plus ou moins détaillés à un type d’acte, à la date, à un numéro.

Contrat de mariage

Le contrat de mariage est un acte obligatoirement rédigé par un notaire et en vertu duquel les futurs époux fixent le sort de leurs biens pendant leur mariage. Le contrat de mariage leur permet alors de déterminer le régime matrimonial applicable.

Utilisé dans toutes les classes de la société, mais souvent rédigé sous seing privé (sans notaire), le contrat peut être alors déposé parmi les minutes à une date très variable : du lendemain de la signature à 150 ans après, (souvent au moment de la mort d’un des conjoints). En Normandie, le contrat ne donne pas d’information sur la fortune du mari et l’apport de la future se limite à des meubles.

Testament 

Rare sous l’Ancien Régime. Le testament est un écrit à travers lequel un testateur indique le nom des personnes à qui il souhaite transmettre ses biens une fois son décès survenu. C’est un document particulièrement délicat car il doit respecter plusieurs règles de fond et de forme. On distingue alors trois sortes de testaments qui sont : olographe, authentique et mystique. Le testament peut être intégré avec les minutes, soit classé à part.

Inventaire (meubles et papiers) 

Les inventaires sont rédigés presque toujours à l’occasion d’un décès. Rarissimes avant 1678, rares jusqu’au début du XVIIIe s. ils sont dressés dans des cas précis ; le plus souvent quand il n’y a pas d’héritiers directs (cas des célibataires, des mariés sans enfants) ou quand il y a au moins un mineur. Ils s’étendent souvent à l’analyse plus ou moins détaillée, des papiers du défunt. Certains notaires semblent distinguer les "Répertoires" (de meubles, de pommes, de grains) des "Inventaires" (de titres et papiers).

Donation 

La donation est un acte par lequel une personne, le donateur, transmet de son vivant et gratuitement la propriété d'un bien à une autre personne, le donataire. Les biens donnés peuvent être des meubles ou des immeubles, mais ne doivent pas dépasser la part réservée à certains héritiers. Le donataire peut être n'importe quelle personne. La donation peut se faire de manière libre ou obligatoirement par acte notarié dans certains cas. Sauf exception, une donation est irrévocable.

Acte de notoriété

L'acte de notoriété est le premier acte rédigé par le notaire à partir duquel ce dernier établit plusieurs attestations dévolutives remises aux seuls héritiers du défunt (descendants, conjoint survivant, ascendants, légataires, etc.). C’est aussi un acte enregistrant la déposition attestant d’un fait vrai, connu et constant (identification d’un mort, changement d’état civil,…). Il suppléait  des actes d’état-civil disparus ou détruits pour les étrangers résidant en France. La rédaction d'un acte de notoriété est aussi nécessaire à l'héritier qui doit prouver sa qualité d'héritier.