Archives des collectivités, je garde quoi ?

Vous trouverez ici une synthèse des principaux délais de conservation applicables aux archives des communes et collectivités.
 

Attention, toute élimination d'archives doit être validée par un visa d'élimination

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter les circulaires du service interministériel des archives de France :

- Archives produites par les collectivités territoriales : circulaire de 2009

- Archives produites par les communes et structures intercommunales : circulaire de 2014

 

État civil

 

Durée de conservation

Registres d’état civil et tables décennales.

Á conserver

Demandes d’extraits d’actes.

1 an

Dossiers d’actes de naissances, de mariages ou de décès conservés en mairie.

50 ans

Avis de mention à porter sur les registres (avis, jugements de divorce), récépissés.

10 ans

 

Administration générale de la commune

 

Durée de conservation

Registres de délibérations et d’arrêtés.

Á conserver

Extraits de délibérations (souvent doubles pour le contrôle de légalité).

10 ans

Dossiers des séances de l’assemblée ou du conseil.

Á conserver

Sauf : détruire les pouvoirs au bout d’1 an

Courrier réservé du maire.

Á conserver

Chrono de courriers des services administratifs.

5 ans

Contrats et polices d’assurances.

5 ans

Garder les dossiers de sinistres importants (évènements ou sinistres corporels graves)

 

Comptabilité

 

Durée de conservation

Budgets, comptes administratifs, comptes de gestion.

Á conserver

Préparation des budgets et des comptes administratifs.

2 ans

Livres comptables : journal, grand-livre.

Á conserver

Factures, mandats et bordereaux de paiement ou de recettes.

10 ans

Dossiers des subventions perçues ou versées.

10 ans

Fonds de compensation de la TVA (FCTVA).

10 ans

 

Marchés publics

 

Durée de conservation

Marché de travaux importants ou de maîtrise d’œuvre

Á conserver

Marché de travaux récurrents (entretien, maintenance, contrôle technique, etc)

10 ans

Marché de fournitures et de services

10 ans

Dossier de consultation et publicité du marché, liste des candidats

10 ans

Dossier des candidats non retenus

5 ans

Suivi financier du marché

10 ans

 

Bâtiments  et biens communaux

 

Durée de conservation

Titres d’acquisition et de cession des biens.

Á conserver

Construction, rénovation lourde de bâtiments : dossiers de travaux et de marchés (investissement).

Á conserver

Réfection des locaux : dossier de petits travaux (fonctionnement).

10 ans

Baux de location des logements communaux.

5 ans après sortie du locataire

Contrat de location de la salle communale.

10 ans

 

Aménagement et voirie

 

Durée de conservation

Plans, dossiers de travaux et de marchés sur la voirie et les réseaux, alignements des voies (investissement).

Á conserver

Réfection de la voirie : dossier de petits travaux (fonctionnement).

10 ans

Permissions de voirie, occupation temporaire de la voirie, déclaration d’intention de commencement de travaux (DICT).

5 ans

Dossiers d’aménagement (POS, PLU, carte communale, ZAC, etc), enquêtes publiques, création de lotissements.

Á conserver

 

Urbanisme et environnement

  Durée de conservation

Dossier de permis d’urbanisme.

Á conserver

Dossier de déclaration d’urbanisme.

5 ans

Dossier de permis refusé

 5 ans

Certificats d’urbanisme

5 ans

Dossiers d’enquêtes publiques et d’installations classées sur la commune.

Á conserver

Dossiers d’enquêtes publiques et d’installations classées hors commune.

2 ans

Autorisations de pose des panneaux publicitaires.

5 ans

Demandes de permis de chasser (avant 2000).

5 ans mais conserver les registres ou cahiers

 

Elections

 

Durée de conservation

Organisation des opérations de vote : procès-verbal, dépouillements, etc.

Á conserver sauf les circulaires, bulletins de vote non utilisés, volets de procuration

Listes d’émargement.

Á conserver pour les élections présidentielles, les référendums

Listes électorales générales.

Á conserver

Révision des listes électorales, avis d’inscription, avis de l’INSEE.

3 ans après la nouvelle liste générale

 

Personnel

 

Durée de conservation

Demandes d’emploi.

2 ans

Plannings, congés.

2 ans

Arrêts maladie de courte durée.

5 ans

Dossiers de personnel.

Á conserver

État récapitulatif de paie : registres, états annuels des salaires.

Á conserver

États mensuels et trimestriels des cotisations sociales.

10 ans

Éléments pour établir la paie (états d’heures, heures supplémentaires, frais de déplacements, indemnités).

10 ans

 

Aide sociale et prestations aux familles

 

Durée de conservation

Organisation et délibérations du CCAS ou CIAS.

Á conserver

Listes des bénéficiaires des aides sociales.

Á conserver

Demandes d’aide sociale obligatoire (pour le conseil départemental) : copie des dossiers.

2 ans

Attributions de secours financiers ou en nature par le CCAS ou CIAS.

10 ans

Facturations des crèches, garderies scolaires, de la cantine, des aides aux personnes âgées.

10 ans