Gérer les archives des collectivités

La conservation des archives des communes et des collectivités est obligatoire  ! Les archives départementales sont là pour vous conseiller et vous orienter.

Le cadre législatif

Les collectivités territoriales et groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives (art. L 212-6 et L 212 6-1 du code du patrimoine). Il leur appartient d’en assurer la bonne gestion et la bonne conservation.

 

Les obligations du maire : En savoir plus

Les archives départementales assurent le contrôle scientifique et technique (art. L 212-10 du code patrimoine). Celui-ci s’effectue au moyen de visites sur place et de visas de bordereaux d’élimination. Il s’agit surtout d’apporter des conseils aux collectivités et de les accompagner afin d’organiser au mieux la gestion de leurs archives.

 

Aucune élimination d’archives ne peut être réalisée sans une autorisation délivrée par le directeur des archives départementales.
Le bordereau d’élimination : Télécharger au format Excel
Le bordereau d’élimination : Télécharger au format Pdf

Au début de chaque mandat, le maire prend en charge la responsabilité de la gestion des archives en remplissant un procès-verbal de récolement des documents, même s’il est reconduit dans ses fonctions. Ce procès-verbal est l’occasion de faire le bilan de la conservation des archives et d’assurer la passation de responsabilité dans la conservation des archives communales.

 

Le formulaire de récolement : Télécharger

Assurer une bonne conservation des archives

Les documents d’archives doivent être conservés dans une pièce isolée et chauffée, afin d’y assurer une température et une humidité relative stable. Des rayonnages métalliques et des boites archives sont nécessaires pour protéger les documents de la poussière et des infestations d'insectes ou de nuisibles.

 

Les règles du local archives : En savoir plus

Gérer ses archives au quotidien

Depuis la loi du 21 décembre 1970 (modifiée par la loi du 7 juillet 2016), les communes de moins de 2000 habitants sont tenues, de déposer aux archives départementales leurs registres d’état-civil de plus de 120 ans et leurs archives de plus de 50 ans.

 

De manière pratique :

  • Le dépôt se fait sans aucun frais pour les communes.
  • Les archives départementales se déplacent et procèdent à la prise en charge du dépôt, sans travail supplémentaire pour la commune.

 

Les archives de plus de 50 ans doivent être conservés par les collectivités en procédant notamment aux éliminations réglementaires.

 

Gérer ses archives au quotidien : En savoir plus

Les communes nouvelles et les regroupements d’EPCI

Lors de la création de communes nouvelles ou lors de la fusion de nouveaux établissements de coopération intercommunale, les archives, que ce soit documents papiers ou données électroniques, ont vocation à être prises en charge par la structure ayant hérité des compétences de la structure dissoute. Si possible, le tri et les éliminations d’archives courantes qui seraient nécessaires doivent être réalisées par l’établissement dissout.

 

Circulaire du 10 octobre 2013 sur les archives des EPCI : Télécharger

Pour les communes nouvelles, les archives départementales peuvent vous accompagner pour effectuer des diagnostics de la conservation de vos archives à l’échelle du nouveau territoire.

La tenue des registres et la restauration des archives

La bonne conservation des archives passe par une reliure régulière des registres d’état civil et des décisions des organes délibérants de la collectivité. Cette obligation a été rappelée dans une circulaire en 2013.

 

La circulaire du 15 mars 2013 : Télécharger

Depuis 2010, la tenue des registres de délibérations des conseils municipaux a été réformée et les communes doivent, à présent, tenir leurs registres sur feuillets, sans les coller dans des registres vierges.

 

La circulaire du 21 décembre 2010 : Télécharger